7 TIPS PARA ORGANIZAR UNA EXCURSIÓN DE MANERA EXITOSA

1. El Timing: Planificación en Paralelo al Curso

La clave para una planificación exitosa es mantener un timing adecuado. La organización de una excursión de fin de curso es un proyecto que se desarrolla de forma paralela a todo el curso académico. Comenzar temprano es clave para asegurarte de tener suficiente tiempo para coordinar cada fase del proceso de manera ordenada y cómoda , además conseguirás las mejores opciones de alojamiento y los mejores horarios para realizar las actividades .

2. Destino: Elección Estratégica

Si tu centro aún no tiene excursiones estandarizadas, define los objetivos del equipo educativo, por ejemplo, puedes priorizar: naturaleza, ocio, deporte, cultura, confort, visitar más lugares … cada centro o proyecto tiene sus preferencias. Definir los objetivos te ayudará a acotar el amplio abanico de posibilidades y acercarte más a la excursión que mejor encaja con tu grupo. Involucra al equipo directivo u organizador de la excursión en la toma de decisiones y solicita presupuestos tan pronto como sea posible para asegurar disponibilidad. Las excursiones en donde el equipo organizador tomas las decisiones tienden a funcionar mejor, presentar una organización más sencilla. Puedes solicitar una asesoría gratuita y estaremos encantados de ayudarte.

3. Monitores: Comodidad y Seguridad

La decisión de contar con monitores en la excursión depende de tus necesidades y preferencias . Los monitores 24 horas son opcionales en muchas excursiones. Evalúa si su presencia sería un apoyo valioso para el profesorado, ya que pueden manejar la coordinación con actividades y alojamiento , así como brindar seguridad, confort y aportar buena energía al grupo de estudiantes.

4. Reuniones con las Familias: Generar Confianza

Las reuniones con las familias son un punto crítico en la planificación. Una buena reunión inicial puede establecer una base sólida para el éxito de la excursión . Anticipa las inquietudes y dudas recurrentes de las familias y los estudiantes, y brinda información detallada sobre el itinerario, actividades, costos y medidas de seguridad. En Aventúrate te acompañamos durante la reunión con las familias, porque sabemos que este momento importante para el buen desarrollo de la excursión.

5. Gestión Documental: Claridad y Transparencia

La gestión documental clara y transparente es esencial para evitar malentendidos . Proporciona documentación clara y comprensible para las familias, incluyendo información sobre como comunicar alergias , medicamentos … también las condiciones de pago deben comunicarse con antelación, tener con los horarios les dará tranquilidad, etc. La claridad y transparencia de la comunicación entre la empresa, el centro y las familias es fundamental para organizar un viaje fin de curso de manera ordenada y sin contratiempos. Por ello, te entregamos toda la documentación de manera que tu no tendrás que preocuparte por eso, incluso contamos con una intranet, donde las familias podrán acceder a la documentación de la excursión siempre que lo deseen. Esta responsabilidad la asumimos nosotros.

6. Formas de Pago: Flexibilidad para la Comodidad

Proporciona información clara sobre los importes y fechas de pago desde el principio. Adapta las formas de pago al método preferido por el centro, ya sea a través de depósitos directos , pagos en efectivo durante reuniones o transferencias grupales . La versatilidad y asesoramiento que ofrezca la empresa en los métodos de pago es esencial para poder adaptarse a diferentes contextos escolares. Cuando se confirma la excursión, mantenemos una reunión para definir las fechas, importe y métodos de pago, de manera que la organización no presente fisuras.

7. Métodos de Financiación: Opciones para Todos

Ofrecer métodos de financiación es una forma de facilitar la participación de todos los estudiantes. Explora opciones como rifas gratuitas de Aventúrate para recaudar fondos, la ventaja de este sistema es que es completamente gratuito, extremadamente cómodo y una manera muy sencilla de ofrecer una herramienta para financiar hasta el 50% del coste del viaje de fin de curso. Además, te compartimos un listado de empresas que ofrecen productos para financiar las excursiones de fin de curso.

En Resumen

La organización de una excursión de fin de curso requiere dedicación y atención a los detalles . Sigue estos 7 pasos para garantizar una planificación exitosa y una experiencia inolvidable para los estudiantes. Al trabajar en equipo, anticipar inquietudes y brindar información clara, estarás en el camino correcto para ofrecer un viaje educativo y emocionante que perdure en la memoria de todos, de manera sencilla y organizada.

Si está información es de tu interés, te recomiendo el artículo “como escoger la empresa adecuada para organizar el viaje de fin de curso”. La buena empresa organizadora debe ser un aliado durante todo el proceso, aquí es importante prestar atención a los detalles para escoger un buen aliado, que realmente conozca las necesidades de un centro educativo y este comprometido a ayudarte.

Si este artículo te resultó útil y quieres que te ayudemos de manera más personalizada, te invitamos a solicitar una asesoría gratuita para abordar todos los aspectos de la planificación. Escoge tu mismo/a el día, la hora y el canal de comunicación de la asesoría en el siguiente enlace:

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